Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

OWAK SAS

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OWAK S.A.S., sociedad comercial, identificada con el NIT. 901.033.787-8, con domicilio principal en la ciudad de Cali – Valle del Cauca, en la Carrera 26 No.2-16, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y demás normas que la adicionen, complementen o modifiquen, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, quien para los efectos de la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES se denominará OWAK o EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, informa a sus grupos de interés, a saber: AUDIENCIAS DE REDES SOCIALES Y MYSTERYPRODUCT.CO y en general, a todas las personas naturales que suministren o hayan suministrado sus datos personales, el contenido de la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, la cual tiene por objeto comunicar a los titulares de datos personales qué tipo de datos utilizaremos y las condiciones en que OWAK tratará todo dato personal que se nos proporcione de forma personal, directa e indirecta.

OWAK, teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, debe recaudar y efectuar diversas formas de tratamiento sobre la información personal de sus distintos grupos de interés, se compromete a: i) cumplir en todo momento la normatividad vigente en materia de protección de datos personales; ii) garantizar el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos; iii) desarrollar controles y medidas técnicas, legales y organizacionales, tendientes a establecer condiciones de seguridad, con el fin de evitar el acceso, pérdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos sobre los cuales ostente la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de OWAK de proteger el derecho a la privacidad de las personas, titulares de datos personales, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en nuestras bases de datos, OWAK ha adoptado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuyo propósito es garantizar el derecho de habeas data de los titulares cuyos datos personales le hayan sido suministrados en virtud de una relación legal o contractual o de cualquier otra índole y dar a conocer las distintas formas de tratamientos a las que será sometida la información personal a la cual tenga o haya tenido acceso a través de diferentes canales, así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros ACCIONISTAS, EMPLEADOS, CANDIDATOS A UNA VACANTE, APRENDICES, PRACTICANTES, PROVEEDORES O CONTRATISTAS, PROSPECTOS COMERCIALES, CLIENTES Y AUDIENCIAS DE REDES SOCIALES Y MYSTERYPRODUCT.CO.

OWAK está comprometida con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que la información de las titulares que le haya sido suministrada, sólo sea tratada para las finalidades específicas para las cuales fue recolectada, en virtud de la autorización legal o contractual existente.

1. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, todo titular de datos personales sobre los cuales OWAK, ostente la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, deberá entender los siguientes conceptos lo que a continuación se indica:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.
• Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
• Dato Personal: Se refiere a cualquier información asociada a una persona natural que lo pueda hacer identificable. Esta información puede ser información de (i) identificación (nombre, apellido, domicilio, teléfono, correo electrónico, rut, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, sexo, imagen, dirección IP), (ii) Datos Laborales (cargo, empleador, domicilio, correo electrónico y teléfono corporativo, salario, sanciones, licencias, aportes a seguridad social); (iii) Datos Académicos (Hoja de vida, trayectoria académica, títulos, certificaciones, condición de estudiantes, calificaciones).
• Dato Público: Es el dato calificado como tal por la Constitución o la Ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
• Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
  • Datos Sensible: Para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
• Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
• Protección de Datos de Carácter Personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
• Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.
• Responsable Del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
• Titular de los Datos Personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

2. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

OWAK está comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de sus grupos de interés y, en general, de cualquier persona natural cuyos datos personales se encuentren en sus bases de datos y/o archivos. OWAK, garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de este tipo de datos, los cuales se indican a continuación:

• Principio de Legalidad. El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual OWAK, cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad. OWAK, aplicará tratamiento a los datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.
• Principio de Libertad. OWAK, sólo tratará los datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. El Titular podrá, en cualquier caso, negarse al tratamiento de sus datos sensibles.
• Principio de Veracidad o Calidad. Los datos personales que trate OWAK, deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
• Principio de Transparencia. OWAK, garantizará al titular de los datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, la obtención de información acerca de la existencia de datos que a éste le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida. OWAK, se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realizará por entidades autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de 2012. Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
• Principio de Seguridad. La información sujeta a tratamiento por parte de OWAK, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad. OWAK, se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
• Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability). Aquel que se basa en el enfoque del reconocimiento y del compromiso de las organizaciones a los efectos de incrementar los estándares de protección para procurar y garantizar a las personas un tratamiento adecuado de sus datos personales. Este principio comporta para OWAK una obligación de rendir cuentas sobre sus actividades en materia de protección de datos personales, aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente.

3. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

OWAK solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y, sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

No obstante lo anterior, usted como Titular podrá, en cualquier momento, revocar el consentimiento que haya otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo que legal o contractualmente OWAK deba tratar dicha información, mediante el envío de una comunicación y/o solicitud escrita a través los canales que constan en el numeral 12 “PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA” de la presente Política, aportando copia de su documento de identificación o cualquier otro documento que, a juicio de OWAK, permita acreditar su identidad.

4. DEBERES DE OWAK COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

OWAK como responsable del tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad comercial:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. FINALIDADES Y FORMAS DE TRATAMIENTO APLICADOS A SUS DATOS PERSONALES.

OWAK, en su condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de sus datos personales, a través de la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, le informa que sus datos personales serán tratados con total confidencialidad y que la captación, uso, circulación, transmisión, transferencia y, en general, cualquier forma de tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo a las siguientes finalidades, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades.

5.1 FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Las finalidades del tratamiento de los datos personales que se describen a continuación se aplicarán a todos los titulares de datos personales que hayan otorgado su autorización previa, expresa e informada:

1. Informar sobre cambios sustanciales en la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES adoptada por OWAK.
2. Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de OWAK.
3. Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados que OWAK para dicho efecto.
4. Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/0 administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales o contractuales.
5. Informar sobre cambios sustanciales en la Política de Tratamiento de Datos Personales de OWAK.

5. AUDIENCIAS DE REDES SOCIALES Y MYSTERYPRODUCT.CO

5.5.1. Identificarlos como audiencia en sus bases de datos.

5.5.2. Con su información personal, se realizar análisis estadísticos de tendencias, hábitos de consumo y comportamientos del consumidor, los cuales podrán ser tratados y almacenados para facilitar la comunicación directa cuando así se requiera.

5.5.3. Conservar su información de tipo personal, como nombre, apellido, número de teléfono celular o fijo, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, datos de ubicación, para eventualmente compartirla y/o ceder a terceros que garantizan el correcto funcionamiento de la operación de OWAK, ya sea por tratarse de clientes, prospectos comerciales y/o proveedores, así se encuentren en países diferentes a Colombia sin importar si cumplen o no los requisitos mínimos adecuados sobre protección de datos personales establecidos por la ley colombiana para su tratamiento.

5.5.4. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o vía “WhatsApp” o “Facebook Messenger” o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados directamente por OWAK y/o por terceras personas.

6. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

OWAK en su calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

• Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo cual se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
• Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
• Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de OWAK en su calidad de empleadora y de terceros contratistas o proveedores de ésta.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes por parte de OWAK se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

• Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
• Que el representante legal del menor otorgue la autorización, previo el ejercicio de éste de su derecho a ser escuchado, opinión que, en la medida de lo posible, debe ser valorada teniendo en cuenta los siguientes factores: Madurez, Autonomía, Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento, Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento.

IMPORTANTE: La valoración de las anteriores características no se llevará a cabo por parte de OWAK de forma general. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá velar siempre por el uso adecuado de este tipo de datos personales.

7. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS.

OWAK no comunicará los datos personales de los Titulares a terceros sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que:

• la transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento del servicio adquirido;
• exista autorización expresa del Titular para hacerlo;
• sea necesaria para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados;
• sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios de mercadeo en nombre de OWAK o a otras entidades con las cuales tenga acuerdos de mercado conjunto; y
• sea requerido o permitido por la ley.

Con todo, para realizar una Transmisión de Datos Personales a terceros Encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte del Titular, o (ii) un contrato de transmisión de Datos Personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2., por lo menos:

• Los alcances de la obligación del Encargado para el Tratamiento de Datos Personales.
• Las actividades que el Encargado deberá realizar por cuenta de la Compañía para el Tratamiento de los Datos Personales.
• Las obligaciones del Encargado con respecto al Titular y la Compañía.
• La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el Aviso de Privacidad y el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de la Compañía. 
• La obligación del Encargado de realizar el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las Finalidades autorizadas por los Titulares y con legislación aplicable. 
• La obligación del Encargado de dar Tratamiento, por cuenta del Responsable, a los Datos Personales conforme a los principios que los tutelan.
• La obligación del Encargado de salvaguardar la seguridad de las Bases de Datos en los que se contengan Datos Personales.
• La obligación del Encargado de guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR CUENTA DE UN TERCERO.

OWAK puede obrar en ciertos eventos como Encargado del Tratamiento de los datos suministrados o transmitidos por algunos de sus grupos de interés que han contratado con OWAK, y en virtud de esta relación contractual, se compromete al cumplimiento de los siguientes deberes:

• Establecer que el Responsable del Tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
• Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. MEDIDAS DE SEGURIDAD

OWAK ha incorporado en sus diferentes sistemas niveles de seguridad adecuados con el fin proteger los datos personales de todos los titulares frente a posibles pérdidas accidentales y a accesos, tratamientos o modificaciones no autorizadas, lo anterior de acuerdo al estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en nuestras bases de datos y los riesgos a que están expuestos.

9. CONFIDENCIALIDAD

Los datos personales que obtenga OWAK a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL

Como titular de información de tipo personal que reposa en las Bases de Datos de propiedad de OWAK, los titulares de información personal podrán ejercer el derecho de Habeas Data con el objeto de:

• Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
• Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
• Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
• Suprimir la autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de los mismos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por usted como titular de datos personales, su apoderado o su causahabiente, según sea el caso.

Si usted desea ejercer su derecho de habeas data a través de representante legal deberá presentar un poder general o especial debidamente autenticado.

A continuación, se describe el contenido y detalle de cada uno de los derechos que usted, como Titular de datos personales, puede ejercer:

Derecho de Conocimiento y Acceso. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a cualquier forma de tratamiento por parte de OWAK en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido transmitidos o transferidos o no a terceros y, por ende, la identificación de esos terceros.

Derecho de Actualización. Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por OWAK como datos personales en los términos expresados en la norma. 

Derechos de Rectificación. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

Solicitud de supresión o cancelación del dato. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que estos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en nuestras bases de datos o archivos.

Igualmente, el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de los mismos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos personales de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o, dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.

En todo caso, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

Podrá ejercer su derecho de Habeas Data en todo momento y de forma efectiva para garantizar su derecho de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante OWAK a través de los canales habilitados para dicho efecto:

• Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a protecciondedatos@owak.co
• Oficina Domicilio Principal: podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal de OWAK, ubicada en la Carrera 26 No.2-16.

12.1. FORMAS DE EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA ANTE OWAK.

12.1.1. A nombre propio: Usted como titular de datos personales que se encuentren almacenados en bases de datos y/o archivos de OWAK, tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos, revocar la autorización otorgada.

12.1.2.   A través de apoderado: Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.

12.1.3. Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal.

12.2. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y RECLAMOS.

12.2.1.  Procedimiento de Consulta: Los titulares de la información, que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que OWAK como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por OWAK y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

12.2.2. Procedimiento de Reclamo: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de OWAK debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante el responsable o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Con el objeto de mantener la vigencia de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, OWAK puede ajustar y modificar la misma, indicando la fecha de actualización en su página web: https://www.owak.co/ con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos. El Oficial de Protección de Datos Personales de OWAK es el responsable interno de la actualización y divulgación de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cualquier cambio que se haga debe ser aprobado por el mismo. Si usted como titular de datos personales no está de acuerdo con los cambios efectuados en la misma, puede ejercer su derecho de Habeas Data mediante los canales y en la forma establecida en el numeral 12 “PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA” de la presente Política.

14. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES entra en vigencia a partir del día 8 de Diciembre de 2016.